7 passos para vender e organizar um open bar

Descubra como o método Incomum pode te ajudar a organizar eventos de forma mais eficiente

Bia é bartender há alguns meses, e depois de aprender o básico acerca da coquetelaria, acaba de receber um cliente desejando um orçamento para a sua festa. Apesar de ser ótima no atendimento ao cliente no balcão e com drinks deliciosos, ela não sabe exatamente como atender esse cliente, até a parte mais interessante: o dia do evento, onde Bia poderá fazer o que faz melhor: encantar o cliente com seus drinks magníficos!

O caso de Bia é muito comum no meio dos bartenders, e é comum que surjam diversas dúvidas como:

• Quais informações eu preciso?
• Quais drinks eu ofereço?
• Quanto e como cobrar ao cliente?
• Qual a quantidade de insumos devo comprar ou solicitar?
• O que eu levo de material para o evento?
• Como receber o meu pagamento final?
• E o principal: como fazer um bar perfeito e fidelizar esse cliente para o próximo evento?

Para responder essas perguntas, iremos te ensinar os passos que do Método Incomum para organizar um evento de qualidade e conquistar o seu cliente. 

Passo 1 – Obtenha as informações sobre o evento do cliente.

Bia acabou de receber uma mensagem no WhastApp de Julia, uma jovem desejando um serviço de bartender para seu evento. Julia envia a seguinte mensagem:

– Olá! Recebi sua indicação de um amigo e gostaria de saber como faço para poder te contratar! Fico no aguardo, beijos!

Ao receber essa mensagem, Bia começa a se perguntar qual o valor justo por seu serviço. Deve ela se basear em plataformas como OLX ou Facebook? Perguntar a outro Bartender? Procuro no Google? A resposta, independente de qualquer coisa, deve vir acompanhada de algumas informações cruciais. Para isso, Bia precisa obter:

• O dia do evento, para saber se sua agenda está aberta para este dia.
• A hora prevista do início e término do serviço, para saber o total de horas a serem trabalhadas.
• Quais drinks o cliente deseja e qual vodka, rum, cachaça e gin de preferência, o que é essencial para calcular os insumos. 
• Número de pessoas, no evento.
• Quem irá fornecer as bebidas e insumos, o cliente ou o bartender?
• Se há local para montar o serviço de bar e armazenas gelo, ou se precisará de estrutura alugada.
• Se os drinks serão servidos em copos descartáveis ou louças, e quem irá fornece-los.
• Algumas informações adicionais à sua escolha, como o tipo de evento, se o local é climatizado, entre outras informações que julgue relevante.

Como coletar as informações.

Para obter essas informações, Bia pode recorrer a ferramentas, como criar um formulário no Google Forms e enviar para o cliente preencher, o que é extremamente indicado, ou responder pelo próprio WhatsApp, enviando uma lista pré montada e salva em um App de sua escolha, como Evernote, Trello ou Google Keep.

No caso de um cliente com mais idade, recomendamos a ligação telefônica, contudo não recomendamos em um primeiro momento já que cada vez mais gente considera que os telefonemas são incômodos por exigirem uma resposta precipitada: Agende o horário da ligação pelo WhatsApp e entre em contato.

O nome desse processo de obter as informações iniciais chama-se Briefing, e é essencial para garantir o desenrolar dos próximos passos.

Passo 2 – Monte a carta do evento.

Agora que Bia possui as informações essenciais para ter uma ideia do trabalho que terá para fazer o seu evento perfeito para Julia, o próximo passo é montar a carta do evento de acordo com os drinks solicitados pela cliente, o que deverá ser incluso no orçamento. Algumas dicas são essenciais ao montar o cardápio:

• Possua pelo menos 4 opções de coquetel, ou o cardápio ficará muito simples.
• Não insira mais do que 8 drinks, por causar confusão ao cliente e ainda encarecer demais a sua lista.
• Tente combinar drinks que utilizem os mesmos insumos. Isso irá reduzir custos do evento.
• Jamais deixe somente caipirinha e variações na sua carta, insira pelo menos um drink montado como Gin Tônica, Sex on The Beach, Blue Lagoon ou Aperol Spritz.

Com a carta montada, as horas de serviço e o número de pessoas, o próximo passo é calcular os insumos do orçamento. Este assunto será abordado em um outro artigo, já que demanda um bom papo, mas uma fórmula que não costuma dar errado é arredondar um pouco para cima. Conforme a sua experiência for aumentando, será possível estabelecer padrões entre os eventos, e a quantidade de insumos comprados irá se regulando.

Passo 3 – Envie o seu orçamento (e receba seu sinal).

Bia agora tem tudo para criar a sua proposta e fechar o seu primeiro evento, mas não tem ideia de como dar o preço justo por seu trabalho especializado de bar. Assim como ela, essa parte causa muitas dúvidas para os iniciantes, mas o valor a ser cobrado pode ser facilmente mensurado quando se leva em conta alguns fatores:

• Você irá trabalhar sozinho(a) ou vai precisar de um outro bartender ou barback?
• Qual a quantidade total de horas que você irá trabalhar, já considerando 1 a 2h de mise-en-place?
• Qual o preço de sua hora trabalhada?
• Você precisará de algum transporte especial, como UBER, para chegar ao evento?

Bia poderá cobrar de Julia o valor praticado pela Alquimia Incomum para eventos onde o cliente solicita somente o serviço, levando em conta:

• Bar de caipirinha e gin tônica para 100 pessoas
• Com 5 horas de serviço + 2 horas de mise-en-place
• R$ 30/h por hora.
• Equipe de 2 profissionais (Bia, a bartender e Bruno, seu barback)
• Não precisará pegar Uber de ida/volta já que o endereço é próximo a um ponto de ônibus/metrô.

O valor cobrado será R$ 420.

Este valor pode ser dividido igualmente entre Bia e Bruno ou, como o evento foi captado por Bia, nada mais justo que uma porcentagem maior seja dela.

Caso o cliente solicite a compra de material, faça o seguinte:

• Crie uma lista do que será gasto.
• Faça uma pesquisa de preço.
• Veja o custo total da lista.
• Adicione uma margem de 10 a 15% em cima (caso os produtos estejam mais caro).
• Adicione o seu valor de serviço, utilizando a fórmula acima.
• Para usuários de cartão, calcule 5% a mais, deixando esse valor para desconto caso o cliente opte por pagar via depósito.

Como criar o orçamento.

O orçamento pode ser produzido de diversas maneiras, desde um texto no próprio WhatsApp até um arquivo feito em software específico, como o Pacote Office (Word, Excel ou Powerpoint) ou o Google Suite (os editores de texto, planilha e apresentação disponíveis gratuitamente no Google Drive). Para manter o profissionalismo, sugerimos que a proposta seja feita em papel timbrado. Se você não sabe como fazer isso, em breve teremos um tutorial explicando como criar o seu próprio timbrado de forma 100% gratuita.
Para ter uma proposta de orçamento profissional, algumas dicas são importantes de serem seguidas:

• Não esqueça de deixar bem claro o valor, os serviços inclusos e todas as informações captadas no briefing.
• Inclua a forma de pagamento, não esquecendo dos dados bancários para depósito do sinal (por padrão, de 50%).
• Deixe bem claro que o restante dos 50% serão pagos no dia do evento, após a montagem do bar.

Agora é só enviar a proposta para a cliente acompanhada de uma breve mensagem como um “Saudações, segue orçamento solicitado. Me encontro à disposição para quaisquer dúvidas.” e esperar a resposta. Lembre-se que é possível que o cliente negocie, queira reduzir o valor. Aqui entra as suas habilidades de negociação, mas seja sempre flexível e escolha o ponto onde ambos saiam ganhando, tanto você como cliente…

Passo 4 – Crie o check-list do evento.

Bia enviou o orçamento para Julia que prontamente depositou o sinal para garantir a data do serviço em seu evento. Agora é hora de Bia criar o check-list do evento, o roteiro de como ocorrerá o serviço e a lista de compra ou aluguel dos materiais.

O check-list da Alquimia Incomum é uma planilha dividida em 7 partes:

• Cardápio, contendo os drinks e ingredientes utilizados neles.
• Cronograma do serviço, contendo as ações a serem tomadas no dia do evento e quem será o responsável (o bartender ou o cliente?).
• Lista de compra de bebidas alcoólicas, o que incluir os destilados, espumantes, cerveja e tudo o que contenha alcool.
• Lista de compra de FLV (frutas, legumes e vegetais), que incluem as frutas, as ervas e especiarias.
• Lista de compra diversas, que incluem itens como água mineral, xaropes, água tônica, soft drinks em geral, descartáveis, etc.
• Lista de estrutura, que inclui gelo escama, gelo filtrado, tina, mesa ou módulo de bar, louças para os insumos, copos específicos, etc.
• Uma aba de custos, para uso somente do bartender, contendo o resumo de todas as listas anteriores.

Com o check-list pronto, envie-o para o cliente. Esteja sempre à disposição dele para sanar quaisquer dúvidas sobre o material enviado! No caso do bartender comprando todos os insumos, vale a pena enviar somente o que for de interesse do cliente, como o cronograma do serviço e lista de estrutura, caso ele vá alugar.

Imporante: Jamais envie a aba de custos para o cliente! Sempre verifique o arquivo antes de envia-lo.

Passo 5 – Separe o material e vá para o seu evento.

Agora que Bia já enviou o check-list completo do evento para Julia, basta monitorar como está o andamento do evento e da lista de compras, para que nenhum imprevisto aconteça. Enquanto isso, Bia deve verificar se o seu material de trabalho está completo.
Os materiais pessoais para um evento com drink batidos e montados:

• Macerador.
• Faca de Inox.
• Tábua de corte pequena em Polietileno.
• Bailarina retorcida (com garfo ou disco).
• Coqueteleira de Boston + Mini Tim (Pelo menos 2 pares!).
• Dosador 50ml.
• Pegador de inox.
• Balde de acrílico 3 a 5L.
• Biqueiras.
• Pá de Gelo.
• Abridor de garrafas.
• Cooler 18L ou 36 L.

Contudo, alguns materiais são opcionais, mas tornam seu serviço mais simples e mais profissional:

• Strainer (Coador de bar).
• Coador pequeno de inox
• Borrifador pequeno.
• Pedra de amolar.
• Bisnaga Invertida.
• Funil pequeno.
• Store N’ Pour
• Bar Mat (Tapete de Bar).
• Bar Cad (Porta guardanapos).
• Recipientes para insumos pequenos (de 4 a 12 unidades).
• Pano de prato branco ou perfex.
• Bobina de saco plástico para reposição.
• Isqueiro.

Para eventos com drinks mais especializados, vale a pena considerar a compra de:

• Maçarico.
• Sifão de Soda 1000ml + Cápsula de CO².
• Sifão de Creme 500ml + Cápsula de NO².

Definindo o uniforme.

Bia também não deve esquecer também do uniforme, que deve ser o mesmo de Bruno, seu barback. As roupas que normalmente são utilizadas são:

• Camisa social branca, preta ou estampada.
• Calça preta.
• Sapato confortável e impermeável.
• Acessório: Suspensório, gravata borboleta, gravata slim, colete e avental.
• Bonés, Broches, Pins e Decorações obtidas em workshops e concursos.

Com o material separado e organizado dentro do cooler e da mochila, Bia pode planejar a rota de sua casa até o local do evento, no condomínio de Julia. Bruno também deve fazer o mesmo, e os dois profissionais devem chegar ao mesmo tempo no local, sempre com antecedência. Jamais extrapole o horário combinado no orçamento, pois isso irá tirar parte do crédito de seu serviço.

Passo 6 – Monte o bar e acerte o restante do pagamento.

O evento de Julia irá iniciar às 21h, mas apesar disso Bia e Bruno chegarão às 19h no evento, para realizar o mise-en-place de forma tranquila, sem correr risco algum de atrasar o inicio do serviço. Aqui, é seguir o roteiro planejado no checklist, contando que todas as ações foram pensadas. Algumas dicas para incluir no seu checklist e montar o bar do evento com maestria:

• Verifique se o gelo já se encontra armazenado ou encomendado. É muito importante que o gelo esteja devidamente condicionado, para evitar desperdícios.
• Verifique a lista de estrutura, para saber se está tudo disponível para a realização do serviço.
• Caso o cliente tenha comprado os insumos, confira se está tudo lá. Caso ele tenha esquecido, ainda haverá tempo para comprar ou pensar em uma alternativa.
• Ponha a cerveja e soft drinks para gelar.
• Organize o local onde será montada a praça.
• Prepare os chás, espumas e xaropes, caso sua carta contenha algum.
• Higienize as frutas, seguindo sempre as orientações da ANVISA.
• Corte as frutas. Sugerimos começar pelo morango, depois abacaxi, indo para os limões e laranjas, e depois o restante. Não esqueça de cortar reposições e armazena-las, para não precisar fazer isso no meio do evento. Enquanto o evento não inicia, cubra as frutas expostas com plástico-filme ou com a bobina de reposição (rasgando o saco, se necessário).
• Caso tenha trago cardápio impresso, posicione-o
• O passo final: ponha o gelo no cooler e se preparem-se para a batalha.

Lembrando que o seu roteiro pode e deve ser adaptado de acordo com as suas necessidades. É ideal alinhado com seu barback quem fará o que e em que ordem, para caso haja algum imprevisto, um profissional pode iniciar o serviço enquanto o outro finaliza o mise-en-place.

Cobrando o restante do pagamento.

Após a arrumação, quando o serviço estiver prestes a começar, acerte o restante do evento, cobrando o cliente com educação. Não deixe para acertar isso depois do serviço pois se este for bem feito, provavelmente o cliente estará bem alcoolizado.

Importante: O mise-en-place toma em torno de 20% do tempo do evento e é decisivo para os garantir sua paz e a excelência nos 80% restantes. Faça-o bem e o seu serviço será mais eficiente e menos estressante.

Passo 7 – Encante o cliente.

Agora o evento começou… Hora de fazer o Bartender faz de melhor: encantar o cliente. Nessa hora todo conhecimento do bartender e do barback serão postos a prova. Contudo, encantar o cliente é um processo que precisa de certos cuidados no serviço de bartender: ele não pode ser um serviço comum, precisa ser mais do que isso, precisa exceder a expectativa dos convidados. Para garantir isso, Bia deve se lembrar de alguns pontos importantes:

• Sirva todos os drinks com um sorriso junto. O sorriso é muito importante para a percepção do cliente sobre um bom atendimento. Lembre-se que, acima de tudo, a função do bartender é animar o cliente.
• Mantenha a qualidade, mas foque na agilidade do preparo dos drinks. O ideal é que nenhum cliente espere mais do que 1 minuto atrás do balcão.
• Evite distrações como celular ou conversas desnecessárias com clientes ou colegas de equipe. Esteja sempre atento.
• Mantenha a postura física. Evite se encostar em paredes, sentar, etc.
• Evite ao máximo dizer a palavra “não” mediante uma solicitação, a não ser que seja absurda.
• Se houver espaço, conte alguma curiosidade sobre o drink que está preparando ou destilado usado. Isso mostrará ao cliente que ele está lidando com um profissional, que possuo conhecimento sobre a alta coquetelaria.
• Mantenha sempre a limpeza do bar. Não deixe acumular lixo nas lixeiras do bar, nem nos balcões.

Encantando até o ultimo minuto

Lembre-se que a última impressão é a que fideliza. Esteja atendo aos detalhes referentes à arrumação final:

• Ao faltar 30 minutos para o serviço encerrar, procure o cliente e pergunta a ele se deseja hora extra. Caso não deseje, comece a desmontar uma das praças, já lavando e guardando o material excedente, que não está sendo utilizado. Contudo, mantenha uma praça 100% operacional até o fim do evento!
• Quando o horário encerrar, é possível que tenha alguma fila. Portanto atenda essas pessoas antes de parar de fato o serviço, avisando aos que chegarem que infelizmente o serviço encerrou. Mantenha a calma e a educação, e tudo dará certo.
• Encerrando o evento, lembre-se de finalizar com a mesma atenção mantida até aqui, deixando o local de trabalho limpo. Agradeça ao cliente antes de sair, certifique-se de que está tudo OK e vá embora.
• Não esqueça de enviar uma mensagem 1 a 2 dias após o evento, realizando um processo de pós venda, solicitando uma avaliação do cliente em suas redes.

Conclusão

Com esses 7 passos sendo seguidos, ficará muito mais simples para Bia precificar, vender, organizar e encantar Julia, sua com um open bar de qualidade 5 estrelas. O método Incomum foi idealizado para agregar seriedade e valor ao serviço de bartender, com o único objetivo de valorizar a nossa classe. Compartilhe com quem você acha que esse conteúdo pode vir a agregar.

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